Medtronic Aligns Portfolios and Budgets Strategically Using Expert Choice

Case Study
Challenge Instill a fair, practical process for collaborating on crucial business decisions.

Action
Leveraged EC solutions and training to engage decision-makers in a better evaluation process.

Results
A repeatable, transparent process for strategic planning and prioritizing funding.



Challenge
Medtronic has long provided medical solutions to help people with chronic disease. Constant collaboration with physician researchers who use their products has yielded new therapies through the years. Since there are always more ideas than budget, time and resources, Medtronic sought to:

• Improve the process of evaluating projects
• Inform decision making on which projects to fund
• Align decisions with strategic goals
• Provide a fair, balanced assessment process
• Gain confidence in decisions made among stakeholders

“It’s a big feedback loop. When the rubber hits the road, and you have to commit funding, are you on strategy? Expert Choice provides both a reality check and feedback mechanism to consider different views and what-if scenario.”
Jeff Evanson, Director New Products and Market Development Medtronic

Medtronic knew they needed a better way to prioritize and make funding decisions. Ultimately, only 10 or so of every 100 proposed research projects could be funded. Given the collaborative environment in which they operate, it was essential the physician researchers felt their ideas were carefully considered and that a fair and balanced process was being used to make determinations. Internally, management also had to align the research portfolio with the company’s strategic goals and Budget and Government Accounting Office.

Action
Medtronic is in the business of alleviating pain for millions. So there was a atural instinct to make its own processes less painful for stakeholders.

Armed with Expert Choice 11, EC Resource Aligner software, Keypad hardware and Green Belt training, the Medtronic team launched into the prioritization process with a robust toolbox and a new attitude. The team built 5-6 template models which they
use several different ways to simplify decision-making in key areas that include research portfolio decisions and annual operations planning.

Up front, Medtronic made the smart decision to use Expert Choice staff to moderate their meetings. With an expert leading the way, people got engaged faster. This is especially crucial when dealing with contentious situations or reluctant participants. Such facilitation reassures everyone of the fair process and forces all involved, in an effective way, to express and justify their views. The Expert Choice framework gathers all inputs and synthesizes them into prioritized decisions.

Expert Choice allowed the team to “see what we were doing. The tool makes you do what you mean, and mean what you do. It really put a fine point on where we were off the mark in our portfolio and helped us agree and move forward.”

“There used to be a lot of ‘gaming’ of the system. Now, we have a process that helps level the playing field, address the strategy, and help our team do the right thing.”
Jeff Evanson, Director New Products and Market Development Medtronic

The process was evolutionary, with management acknowledging that once participants got on board with the methodology, they noted significant qualitative improvements in their process. In the end, by engaging in this systematic approach, Medtronic is able to elicit buy-in at all levels on crucial decisions. Along the way, they can adjust the various constraints and review new outcomes.

Results
Medtronic was able to stem the downward spiral of budgeting based on last year’s activities. Now, they take a fresh look at all of the incoming project requests and make reasoned decisions. Success in this area has led to widespread use. People across the organization now turn to the Expert Choice process/tool first for big, critical decisions because they are assured of:

• A repeatable, trusted process for making reasoned decisions
• Transparency cross the organization and stakeholders
• Visibility into what things cost and how they align with strategic goals

The company is now measuring the financial impact of its new decision-making rocess. Productivity is definitely on the rise.

VERSI TERJEMAHAN KE BAHASA INDONESIA

Studi Kasus
Menanamkan Tantangan yang adil, proses praktis untuk berkolaborasi dalam pengambilan keputusan bisnis yang penting.

Tindakan
Solusi Leverage EC dan pelatihan dengan melibatkan para pembuat keputusan dalam proses evaluasi yang lebih baik.

Hasil
sebuah proses berulang transparan untuk perencanaan strategis dan prioritas pendanaan .

Tantangan
Medtronic telah lama menyediakan solusi medis untuk membantu orang dengan penyakit kronis. kolaborasi dengan para peneliti dokter yang menggunakan produk mereka telah menghasilkan terapi baru selama bertahun-tahun. Karena selalu ada ide lebih dari anggaran, waktu dan sumber daya, Medtronic berusaha untuk:

• Meningkatkan proses evaluasi proyek
• Menginformasikan pengambilan keputusan untuk mendanai proyek
• Meluruskan keputusan dengan tujuan strategis
• Menyediakan suatu proses, penilaian yang adil dan seimbang
• keyakinan Keuntungan dalam keputusan yang dibuat antara stakeholder

"Ini merupakan umpan balik yang besar. Ketika "the rubber hits the road", dan Anda harus melakukan pendanaan, apakah kau pada strategi? Expert Choice memberikan cek realitas dan mekanisme umpan balik untuk mempertimbangkan pandangan yang berbeda dan pada skenario apa. "
Jeff Evanson, Direktur Produk Baru dan Pengembangan Pasar Medtronic

Medtronic tahu mereka membutuhkan cara yang lebih baik untuk memprioritaskan dan membuat keputusan pendanaan. Pada akhirnya, hanya 10 atau lebih dari setiap 100 proyek penelitian yang diusulkan dapat dibiayai. Mengingat lingkungan kolaboratif di mana mereka beroperasi, hal tersebut penting bagi para dokter peneliti merasakan ide-ide mereka dengan seksama dan proses yang adil dan seimbang telah digunakan untuk membuat keputusan. Secara internal, manajemen juga harus menyelaraskan portofolio penelitian dengan tujuan strategis perusahaan , anggaran dan Kantor Akuntansi Pemerintah .

Tindakan
Medtronic dalam bisnis mengurangi nyeri bagi jutaan. Jadi ada naluri natural untuk membuat proses sendiri kurang menyakitkan bagi para pemangku kepentingan.

Berbekal perangkat lunak Expert, Choice 11 EC Resource Aligner , pelatihan perangkat keras Keypad dan Green Belt , tim Medtronic diluncurkan ke proses prioritas dengan peralatan yang kuat dan sikap baru. Tim ini dibangun 5-6 model template mereka
menggunakan beberapa cara berbeda untuk menyederhanakan pengambilan keputusan dalam bidang-bidang kunci yang mencakup keputusan penelitian portofolio  dan perencanaan operasi tahunan .

Di depan, Medtronic membuat keputusan pintar untuk menggunakan staf Expert Choice untuk menenangkan pertemuan mereka. Dengan ahli terkemuka, orang-orang bertunangan lebih cepat. Hal ini penting khususnya ketika berhadapan dengan situasi perdebatan atau peserta yang berkeberatan. fasilitasi seperti meyakinkan semua orang dari proses yang adil dan memaksa semua yang terlibat, dalam cara yang efektif, untuk mengekspresikan dan membenarkan pandangan mereka. Framework Expert Choice bersama sama memasukan dan mensintesis mereka ke dalam keputusan yang diprioritaskan.

Expert Choice memungkinkan tim untuk "melihat apa yang kami lakukan. Alat ini membuat Anda melakukan apa yang Anda maksud, dan artinya apa yang Anda lakukan. Ini benar-benar menempatkan titik baik pada tempat kami melenceng dalam portofolio kami dan membantu kami setuju dan bergerak maju. "

"Dulu ada banyak 'game' dari sistem. Sekarang, kami memiliki proses yang membantu tingkat lapangan bermain, alamat strategi, dan membantu tim kami melakukan hal yang benar. "
Jeff Evanson Direktur Produk, Baru dan Pengembangan Pasar Medtronic

Proses yang telah berevolusi ini , dengan mengakui manajemen bahwa setelah peserta mendapat paparan dengan metodologi, mereka mencatat peningkatan kualitatif yang signifikan dalam proses mereka. Pada akhirnya, dengan melakukan pendekatan sistematis, Medtronic mampu memperoleh pemasukan di semua tingkatan pada keputusan penting. Sepanjang jalan, mereka dapat menyesuaikan berbagai kendala dan meninjau hasil yang baru.

Hasil
Medtronic mampu membendung perputaran anggaran berdasarkan kegiatan tahun lalu. Sekarang, mereka mengambil sesuatu yang baru melihat semua permintaan proyek yang masuk dan membuat keputusan beralasan. Sukses di daerah ini telah mengakibatkan penyebaran secara luas. Orang-orang di seluruh organisasi kini mulai bekerja menggunakan proses Expert Choice/tool first for big, keputusan penting karena mereka terjamin:

• Sebuah perulangan, proses terpercaya untuk membuat keputusan beralasan
• Transparansi persilangan  organisasi dan pemangku kepentingan
• Visibilitas ke hal-hal apa biaya dan bagaimana mereka sejajar dengan tujuan strategis

Perusahaan ini sekarang mengukur dampak keuangan dari rocess baru pengambilan keputusan. Produktivitas pasti meningkat.

Source : "http://www.expertchoice.com/xres/uploads/resource-center-documents/Medtronic_casestudy.pdf"